Ujrzanów, dnia 08.01.2018

Bozamet Sp. z o.o.                                                                                                                     

Ujrzanów 282A

08-110 Siedlce

ROZEZNANIE RYNKU  NR 1/1.1.1/2018

dotyczące przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu – zgodnie z wymaganiami umowy
o dofinansowanie

Rozeznanie rynku prowadzone jest w związku z realizacjąprojektu „Opracowanie innowacyjnych prototypów lekkich i trwałych elementów oraz konstrukcji do zabudowy pojazdów ciężarowych, dostawczych, przyczep i naczep” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, Priorytet I: Wsparcie prowadzenia prac B+R przez przedsiębiorstwa, Działanie 1.1: Projekty B+R przedsiębiorstw, Poddziałanie 1.1.1: Badania przemysłowe i prace rozwojowe realizowane przez przedsiębiorstwa.

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. 1.       Nazwa i adres zamawiającego:

Bozamet Sp. z o.o., Ujrzanów 282a, 08-110 Siedlce

NIP: 821 24 72 363,

REGON: 140793199

www.bozamet.pl, info@bozamet.pl

pon.-pt. 8.00 - 16.00

tel. +48 25 63339894  fax. +48 25 6323140

1. 2.       Tryb zamówienia: rozeznanie rynku

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Opis przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 79212000-3 Usługi audytu

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego, zgodnie z art. 34 ust.2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz.U. z 2014r. Poz.1620, z późn. zm.) oraz wytycznymi dla podmiotów audytujących projekty badawczo-rozwojowe wydanymi przez NCBiR (http://www.ncbr.gov.pl/programy-krajowe/informacje/art,2686,wytyczne-dotyczace-audytu zewnetrznego-projektow-dla-podmiotow-przeprowadzajacych-audyt.html) dla projektu „Opracowanie innowacyjnych prototypów lekkich i trwałych elementów oraz konstrukcji do zabudowy pojazdów ciężarowych, dostawczych, przyczep i naczep” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, Priorytet I: Wsparcie prowadzenia prac B+R przez przedsiębiorstwa, Działanie 1.1: Projekty B+R przedsiębiorstw, Poddziałanie 1.1.1: Badania przemysłowe i prace rozwojowe realizowane przez przedsiębiorstwa.
2. Audyt powinien zostać rozpoczęty po zrealizowaniu co najmniej 50% planowanych wydatków związanych
   z realizacją Projektu, ale nie później niż przed zrealizowaniem 80% planowanych kosztów związanych z Projektem.

Wartość projektu: 14 306 538,38 zł
Wartość dofinansowania projektu: 8 835 258,56 zł
Okres realizacji projektu: 01.09.2015 – 28.02.2018 r.
Stopień realizacji projektu na dzień publikacji rozeznania rynku wynosi: 57,29 %

Na dzień publikacji rozeznania rynku Zamawiający złożył 7 wniosków sprawozdawczych.

1. Zakres audytu zewnętrznego reguluje rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę. Część finansowa audytu zgodnie z treścią rozporządzenia obejmuje w szczególności:

- poprawność księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadność, sposób udokumentowania i wyodrębnienie w ewidencji księgowej

- płatności wydatków związanych z projektem.

Celem przeprowadzenia audytu jest wydanie przez audytora opinii na temat:

a)       Wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem,

b)       Realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymogami zawartymi we wniosku, decyzji lub umowie,

c)       Poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla nowego projektu ewidencji księgowej.

Sprawozdanie z przeprowadzonego audytu  powinno zawierać m.in.:

1. Datę sporządzenia,
2. Nazwę i adres audytowanego podmiotu,
3. Oświadczenie audytora o niezależności od audytowanego podmiotu,
4. Imiona i nazwiska oraz określenie uprawnień audytorów,
5. Cele audytu,
6. Podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu,
7. Termin w którym przeprowadzono audyt,
8. Zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem,
9. Ocenę projektu zgodnie z wytycznymi z załącznika nr 1 do niniejszego  zapytania,
10. Podpisy audytorów.

4. Po wykonaniu audytu Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia sprawozdania z audytu. Wykonawca przekaże Zamawiającemu dokumentację z audytu (sprawozdanie) w 3 egzemplarzach (w wersji papierowej) w języku polskim oraz na nośniku CD/DVD. Zamawiający zapewni warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu, a w szczególności udostępni obiekty, urządzenia i dokumenty oraz umożliwi bezzwłoczne udzielenie informacji i wyjaśnień. Audytor ma prawo do wglądu do ksiąg rachunkowych i dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich zapisów oraz związanych z przeprowadzanym audytem informacji i danych, w tym zawartych na informatycznych nośnikach danych, do sporządzania ich kopii oraz wykonywania z nich wyciągów, zestawień, lub wydruków, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz tajemnic ustawowo chronionych.

Audytor jest obowiązany do udzielania wyjaśnień  w zakresie objętym audytem ministrowi oraz  upoważnionym przez niego osobom. Audytor jest obowiązany zachować poufność i nie naruszać tajemnic audytowanych podmiotów w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

5. Sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinno zawierać wszystkie elementy określone w § 14.1 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę.

 III.     WARUNKI UCZESTNICTWA:

1. O wykonanie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę, doświadczenie oraz uprawnienia. Wykonawca przedstawi informacje na temat przeprowadzonych audytów w załączniku nr 2 do niniejszego rozeznania rynku. Wykonawca wykaże, iż dysponuje lub będzie dysponował osobami, zdolnymi do wykonania zamówienia. Wymagana jest co najmniej 1 osoba posiadająca kwalifikacje zawodowe określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013, poz. 855, z późn. zm.) i spełniająca warunki określone w § 2 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011r. (Dz. U. Nr 207, poz. 1237), Wykonawca przedstawi informacje na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia oraz informację do dysponowania tymi osobami, zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszego rozeznania rynku.
2. Audyt mogą przeprowadzać podmioty/osoby, które mają pełną zdolność do czynności prawnych
   i korzystają w pełni z praw publicznych i nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
3. W postępowaniu nie mogą brać udziału Wykonawcy w stosunku do których otwarto postępowanie likwidacyjne lub ogłoszono upadłość.
4. Wykonawcy, którzy nie wykażą spełnienia warunków udziału w postępowaniu podlegać będą wykluczeniu z udziału w postępowaniu. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.
5. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu dokonywana będzie w oparciu o dokumenty (wyszczególnione w pkt IV ) złożone przez wykonawcę w niniejszym postępowaniu metodą warunku granicznego – spełnia/nie spełnia.
6. Niespełnienie jakiegokolwiek z wyżej wymienionych warunków skutkować będzie odrzuceniem oferty.
7. Zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
8. Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Oferent powinien przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie;
2. Oferent ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferenta w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Oferent zobowiązuje się nie rościć z tego tytułu żadnych żądań względem Zamawiającego;
3. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu ofertowym dołączonym do niniejszego rozeznania rynku (Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy);
4. Oferta powinna:

- być sporządzona w języku polskim, pismem odręcznym lub elektronicznie za pomocą edytora tekstu i wydrukowana,

- posiadać datę sporządzenia,

- być podpisana przez Oferenta (osoby uprawnione do reprezentacji lub pełnomocnika),

- w ofercie należy podać cenę ostateczną wartości zamówienia w złotych, cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT– jeżeli występuje.

5. Do oferty załączyć należy podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy lub  pełnomocnika:

- zał. nr 2 – Informacje o doświadczeniu zawodowym

- zał. nr 3 – Wykaz osób przewidzianych do realizacji zamówienia

- zał. nr 4 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych;

- zał. nr 5 - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu;

7. Wszystkie załączniki stanowią integralną część rozeznania rynku.

8. Postanowienia dotyczące składanych dokumentów:

- dokumenty mogą być składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę/osoby uprawnione do podpisania oferty z dopiskiem "za zgodność z oryginałem";

- Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości, co do jej prawdziwości;

- pożądane jest, aby wszystkie strony oferty były ponumerowane, oferta była trwale zszyta, uniemożliwiająca samoistne jej zdekompletowanie.

9. Oferty, nie spełniające powyższych wymogów oraz kryteriów opisanych w warunkach uczestnictwa uznaje się za nieważne i nie będę rozpatrywane;

10. Wykonawca może złożyć jedną ofertę.

V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT: 

1. Oferta na załączonym formularzu ofertowym powinna być przesłana na adres poczty elektronicznej agata.krasuska@bozamet.pl lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej, bądź  dostarczona osobiście na adres Bozamet Sp. z o.o., Ujrzanów 282a, 08-110 Siedlce, do dnia 18.01.2018 r. godz.: 16.00 (liczy się data wpływu).

Wymagane dodatkowe oznaczenie koperty:

„Oferta dot. rozeznania rynku nr 1/1.1.1./2018 z dnia 08.01.2018 na przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu – zgodnie z wymaganiami umowy o dofinansowanie”.

Wpłynięcie oferty w formie elektronicznej powinno zostać potwierdzone przez Oferenta,
w przeciwnym wypadku Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za oferty, które nie dotrą w terminie na podany adres mailowy Zamawiającego.

2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert bądź udokumentowania uprawnień, potencjału technicznego lub doświadczenia zawodowego itp.

5. Rozeznanie rynku zostaje umieszczone na stronie www.bozamet.pl.

VI. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie kierował się przy wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert.

1. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

Ocena będzie dokonywana według skali punktowej przy założeniu, że maksymalna  punktacja wynosi 100 punktów, w następujący sposób:

1. 1.       Cena:

Ocenie podlega cena całkowita (w złotych netto). 

Sposób przyznawania:

Cena przedstawiona w ofercie będzie oceniana zgodnie z zależnością:

Pc = (Cn/Cr) x 100

gdzie:

- oferta z najniższą ceną otrzymuje maksymalną liczbę 100 punktów

Pc – liczba punktów w kryterium cena oferty przyznanych rozpatrywanej ofercie

Cn – najniższa zaoferowana cena

Cr – cena z rozpatrywanej oferty

100 – waga kryterium

Wynik będzie traktowany jako wartość punktowa oferty.

Ocena kryterium zostanie dokonana na podstawie załącznika nr 1 -  Formularz Ofertowy.

2. Wynik – oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans (maksymalna liczba przyznanych punktów w oparciu o ustalone kryteria) zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów.

3.W sytuacji kiedy nie będzie można dokonać wyboru najkorzystniejszych oferty ze względu na jednakową cenę, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te same oferty, do złożenia ofert dodatkowych. Wykonawcy składający oferty dodatkowe nie mogą zaoferować warunków mniej korzystnych niż w złożonych ofertach.

VII. Informacje dotyczące oceny ofert:

1. Informację o wyniku postępowania umieszcza się na stronie internetowej Zamawiającego www.bozamet.pl, oraz wysyła pocztą elektroniczną bądź tradycyjną do każdego wykonawcy, który złożył ofertę. Złożenie oferty jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na publikację danych Oferenta.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym etapie, nie wybrania żadnej oferty lub zmodyfikowania treść rozeznania rynku, w szczególności ze względu na konieczność usunięcia wad zapytania, dostosowania zapytania do wymagań powszechnie obowiązującego prawa lub innych regulacji wiążących Zamawiającego, o ile okaże się to konieczne do prawidłowej realizacji projektu lub przedmiotu zapytania.
3. Z tytułu unieważnienia postępowania Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do Zamawiającego.
4. O unieważnieniu postepowania Zamawiający powiadomi wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia bądź złożyli oferty.

VII. Miejsce i termin wykonania usługi: 

1. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłożył najkorzystniejszą ofertę.
2. Audyt zostanie przeprowadzony w siedzibie Zamawiającego tj.: Ujrzanów 282A, 08-110 Siedlce.
3. Termin rozpoczęci audytu: nie później niż przed zrealizowaniem 80% planowanych wydatków związanych z realizacją projektu, jednak nie później niż przełom stycznia-lutego 2018r.
4. Termin zakończenia audytu: maksymalnie do 14 dni od rozpoczęcia realizacji usługi.

IX. WARUNKI PŁATNOŚCI

1. Wynagrodzenie, będzie płatne przelewem na rachunek Wykonawcy na podstawie faktury VAT z 30-dniowym terminem płatności.
2. Podstawą do wystawienia faktury VAT jest protokół zdawczo-odbiorczy podpisany przez Zamawiającego.

X. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Wykonawcy pozostają związani złożoną przez siebie ofertą 30 dni od upływu terminu składania ofert. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców o wydłużenie tego terminu o oznaczony okres.

XII. Załączniki: 

1. Załącznik nr 1 - Formularz Ofertowy;

2. Załącznik nr 2 - Informacje o doświadczeniu zawodowym;

3. Załącznik nr 3 - Wykaz osób przewidzianych do realizacji zamówienia;

4. Załącznik nr 4 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych;

5. Załącznik nr 5 - Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu;